Comprobantes y registros: qué guardar y cómo
Todo registro nace de un comprobante: qué documentos respaldan tus números y cómo ordenarlos.
Todo registro nace de un comprobante
Cada movimiento contable se respalda con un documento: facturas electrónicas emitidas y recibidas, recibos, estados de cuenta, contratos y planillas. Sin comprobante, el movimiento es difícil de defender ante Hacienda, el banco o un socio.
La factura electrónica y Hacienda
Hacienda pide respaldar con comprobantes electrónicos tus ingresos y tus gastos. Sin una factura electrónica a nombre de tu negocio, normalmente no podés deducir ese gasto ni acreditar el IVA de la compra.
Libros y registros
Según el tipo de negocio y su forma jurídica pueden exigirse libros legales, como el diario, el mayor y el de inventarios y balances. Preguntale a tu contador cuáles te corresponden y cómo llevarlos, porque las reglas cambian.
Orden y conservación
- Hacé una carpeta digital por mes y guardá cada comprobante con un nombre consistente.
- Sacá un respaldo en la nube o en un disco externo.
- Conservá los documentos todo el plazo que indique la ley: confirmalo con tu contador.
Separá lo personal de lo del negocio
Usá una cuenta bancaria exclusiva del negocio. Cuando el dueño saca plata, que quede registrada como un retiro, no mezclada con pagos del negocio.
Ejemplo
En el mes gastás ₡500 000: ₡420 000 tienen factura electrónica a nombre del negocio y ₡80 000 no tienen comprobante válido. Esos ₡80 000 (16 %) probablemente no se puedan deducir ni se pueda acreditar su IVA.
Gastos del mes: con y sin comprobante (₡500 000). De quinientos mil colones gastados, cuatrocientos veinte mil tienen factura electrónica a nombre del negocio y ochenta mil no tienen comprobante válido, un dieciséis por ciento.
Lo que tenés que recordar
- Todo movimiento se respalda con un comprobante.
- Sin factura electrónica a nombre del negocio, normalmente no hay deducción ni crédito de IVA.
- Preguntale a tu contador qué libros y qué plazos te corresponden.
- Cuenta bancaria exclusiva del negocio y retiros del dueño registrados.
Contenido educativo general. No es asesoría financiera, legal ni tributaria: las tarifas y reglas cambian, así que confirmá los datos vigentes con Hacienda, la CCSS o tu contador.